Voor grote ondernemingen is het zeer belangrijk om document beheer te implementeren binnen de onderneming. Grote ondernemingen werken soms met tienduizenden verschillende documenten en het kan dus snel een puinhoop worden. Voor werknemers wordt het vinden van documenten dan moeilijk, is de kans groot dat documenten verloren raken en ook wordt er op deze manier niet efficiënt gewerkt. Door document beheer te implementeren binnen de onderneming, kan je deze problemen voorkomen en/of verhelpen. Je werknemers kunnen dus niet alleen efficiënter werken, maar hebben ook meer plezier aan het werk aangezien er geen frustraties meer ontstaan.
Wat is document beheer?
Document beheer houdt in dat op een efficiënte manier documenten worden beheerd. Dit wordt altijd gedaan met behulp van software. Zulke software worden ook wel een DMS of document management system genoemd. Wanneer je een DMS implementeert in een onderneming, dan worden de documenten op een centrale plek opgeslagen. Je kan dan afscheid nemen van de talloze servers en cloud diensten die gebruikt worden voor het opslaan van documenten. Werknemers vinden hierdoor makkelijk de documenten die ze nodig hebben voor het uitvoeren van werkzaamheden.
Vergroot de klanttevredenheid
De onderneming waar je eigenaar van bent of leiding aan geeft, voert natuurlijk opdrachten uit voor klanten. Het is belangrijk dat klanttevredenheid hoog in het vaandel staat, want dit zorgt voor een uitstekende relatie met de klant. Door het implementeren van document beheer raken er geen documenten verloren die de klant kunnen schaden. Daarnaast kunnen de werknemers de opdrachten die voor de klant uitgevoerd moeten worden efficiënter en beter afronden. Dit zorgt er dan ook voor dat de klant sneller tevreden is.
Waar kan je DMS aanschaffen?
Het is vaak niet mogelijk om een DMS aan te schaffen aangezien de bedrijven die deze software hebben ontwikkeld, de software enkel willen verhuren. Dit wordt gedaan in de vorm van een SAAS (subscription as a service) oplossing. Je hoeft dan dus geen tijd en geld te steken in de hosting van het systeem, maar ook niet in het onderhouden van het systeem. Dit neemt de ontwikkelaar van het systeem allemaal op zich. Wat een DMS precies kost, is afhankelijk van de partij waar je in zee mee wilt gaan. Wil je een prijsindicatie hebben? Dan kan je het beste contact opnemen met een ontwikkelaar of de website van een ontwikkelaar bezoeken.
